留学生注意了教授总是不回复邮件？你需要做到这几点！

作为留学生，日常会经常需要发一些很正式的学术性邮件。尤其是要请求教授或者助教时，但总会遇到教授不回邮件的情况？这时邮件的表述就会显得格外重要。

因为，有些很有可能教授不会回复每一封邮件，尤其是当教授对于邮件内容的措辞感到不舒服的时候，很可能就会直接忽略掉你的邮件。那么，一封得体的邮件应该怎么写呢？

五个最重要的部分

1、主题/标题

2、称呼和打招呼

3、自我介绍

4、正文内容

5、结尾

　　主题和标题

在给教授或者助教发的邮件中，标题非常重要。一个好的标题应该包含你的姓名，课程名称以及你写邮件的主题。（例如你是有问题要问，还是有个诉求要说等等）

标题要简明扼要，突出主题。有的教授甚至会明确要求在标题标明哪些内容，如果没有标清的话，教授很可能不会去看邮件的内容。

　　称呼和打招呼

抬头称呼很重要！通常情况下，如果你写邮件的对象是德高望重的老教授，那么抬头的称呼最好用Respect Professor +教授的姓氏。

当然，很多时候教授或者助教可能会很平易近人，平常介绍自己的时候也会用自己的名字。这个时候，你也可以用他们的名字称呼他们。（tips：即便教授或者助教平常经常用自己的名字，我还是建议大家在头几次写邮件的时候用他们的姓氏以显尊重。）

有人觉得形容词用Respect/Dear没有什么区别，但是还是Respect会更正式一点，Dear可以在你收到对方回复后，回复邮件时使用。

在称呼之后，如果你什么都不说，就单刀直入进入主题，可能会显得不太礼貌。即使是发邮件，我们也可以寒暄一下。

比如加上一句“I hope you are having a wonderful day.”可能只是一句客套话，但也显示了你的礼貌和真诚，意义有点类似于我们中文邮件中的“顺颂时祺”（但是“顺颂时祺”要用在文末哦）。

　　自我介绍

如果你是第一次给别人发邮件，那么一定要记得加上自我介绍，让别人知道你是谁。介绍完自己后也可以顺便提及你是如何拿到别人的邮箱信息的，一次不显得冒犯且自来熟。当然不是只写一个名字就好，也要写明你和收件人之间的联系。

即使是你的教授，也可能由于学生、课程很多而难以辨别你，虽然在主题中可能已经提及，但在正文部分还是可以再次标注一下自己的班别，是他哪学期、哪节课的留学生辅导。

　　正文内容

主体部分最先要用一句话说明你发邮件的目的，基本上就是你标题的一个展开说明。开门见山，简洁明了的告诉教授你发这封邮件要说什么问题。

然后，你就要详细展开你的问题。注意在展开的过程中语言要简练，说完一个问题后，如果还有下一个问题，中间要空行。一般情况下建议不要发一封邮件连续十几行没有空行的邮件，对方看起来会很不舒服。即便不是多个问题，也要在一个点后分段空一行。

在叙述过程中最需要注意的问题就是措辞要礼貌，英语里没有所谓的“您”的对应称呼，但是要灵活运用please, could, would, appreciate等表示礼貌的词。

　　结尾

最后是结尾，结尾一定记得说Thank you，或者类似意思的词句。如果你很急着需要对方的回复，可以加上I am looking forward to receiving your reply。

如果是给教授或者很正式的邮件，到这里就可以了。切记不要试图和对方套近乎，说一些什么“I think you are amazing.”之类的话。

如果对方是和你年龄相当的助教，或者很平易近人的教授，你可以在最后加一句Have a nice day/weekend之类的，但是不加也没关系。

最后的最后，就是结尾的落款了。和开头的称呼一样，结尾的落款也很重要。一般通用的落款是Sincerely, 姓名。可替换的还有Regards。

注意，Best和Cheers等词要慎用，这些词一般是用于同辈之间的，非常不正式。

　　五句话理论

除了恰当且准确的语言用词以外，还有一位美国的投资人提出了一个“五句话”理论，即一封好的邮件是简明而有礼貌的，少于五句话显得不够礼貌，多于五句话则稍显啰嗦，所以五句话最恰如其分。

工作繁忙的人士邮箱里肯定有大量的待读邮件，他们也很难有耐心或抽出时间去阅读一封啰嗦冗长、缺少重点的邮件。

五句话理论当然不是说邮件一定要写五句话，而是提醒我们写邮件需要聚精会神、提高效率，这样才更有可能得到更高效率的回复。

　　附件提醒

如果你的邮件有带附件，最好也在文末标注一下，以提醒对方注意到附件。

最常用的句式有：

I have attached XXX.

Please find attached XXX.

Please check the attachment.

以及一个非常正式的用法：

I am pleased to attach the report for your review.

邮箱

除了标题标明邮件核心内容，以免被教授忽略，还有一个因素也可能让教授收不到邮件，就是你的邮箱地址。

尤其是重要的学术邮件，一定要使用国际通用的邮箱，比如gmail、outlook、yahoo等等，如果用qq或者163邮箱，系统可能在收件人和发件人都不知情的情况下，将其归为垃圾邮件或者拦截。

其他tips

1、 抬头的称呼和正文之间要空一行。

2、使用正式的语法结构和语言，不要运用平常聊天的方式写邮件。

3、在发很正式的邮件之前，最好自己通读一遍，保证没有拼写和简单语法问题。

4、最好不要使用缩写。

5、邮件一句话不要都用大写字母来写，因为这是一种在邮件中表达愤怒或者其他强烈感情的方式，会给收件人一种咆哮体的感觉。如果有截止日期等重要信息，可以使用加粗或增加下划线的方式进行提醒。

6、慎用表情符号，最好不用。

回复邮件

对于回复邮件，我们又应该注意些什么呢？

如果对方给你回答或者发送你需要的资料，一定要回复对方你已经收到了。

其次要区分Reply和Reply All(单独回复和回复全体)。如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了；如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该reply all，让大家都知道。

这里就要提到“发送”、“抄送”、“密送”的正确使用了。我们要区分To和CC还有BCC(收件人、抄送人、秘送人)：

1）To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应；

2）而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回E-mail；

3）BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。

在这个信息爆炸的时代，记得时刻提醒自己，只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源。

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写邮件的套路就是这些，在此基础上尽量显得真诚，可能你的请求会更快得到回应哦。

每次发送邮件之前，请留心检查一下单词拼写、标点符号和语法错误。我们经常说，细节决定成败，有时候一封邮件正是决定你在求职当中是否成果的重要一环，从学生时代我们就要养成好习惯！